شروع صحبت در جلسه اداری
جملات کلیدی برای باز کردن سر صحبت با همکاران
شروع صحبت در جلسه اداری: جملات کلیدی برای باز کردن سر صحبت با همکاران
دسترسی سریع به بخشهای مقاله:
- چرا دقایق قبل از شروع جلسه تا این حد مهم هستند؟
- قانون طلایی در باز کردن سر صحبت با همکاران
- جملات کلیدی و آماده برای شروع صحبت (۳ دستهبندی کاربردی)
- کلمات و جملات ممنوعه که نباید قبل از جلسه بگویید
- زبان بدن در هنگام باز کردن سر صحبت
- تبدیل شدن به یک ستاره در ارتباطات سازمانی
تصور کنید وارد اتاق کنفرانس شرکت شدهاید. پنج دقیقه تا شروع رسمی جلسه و آمدن مدیر زمان باقی مانده است. شما و سه نفر از همکارانتان دور یک میز بزرگ نشستهاید. سکوت سنگینی در اتاق حاکم است؛ یکی از همکاران به سقف خیره شده، دیگری با خودکارش بازی میکند و شما هم مدام صفحه گوشی موبایلتان را روشن و خاموش میکنید تا وانمود کنید مشغول انجام کار مهمی هستید! این سکوتِ معنادار و کلافهکننده، یکی از رایجترین و در عین حال آزاردهندهترین موقعیتها در محیطهای اداری است.
بسیاری از افراد در این لحظات پیش خود فکر میکنند: «کاش یک نفر چیزی بگوید تا این سکوت بشکند!» اما هیچکس جرات نمیکند کلمهای به زبان بیاورد، زیرا همه از این میترسند که مبادا حرف بیربطی بزنند یا کسی به آنها جواب ندهد. مهارتِ «باز کردن سر صحبت»، یکی از ظریفترین و قدرتمندترین ابزارهای فن بیان است که متاسفانه در هیچ مدرسهای به ما آموزش داده نمیشود. کسی که بتواند در این لحظاتِ پر از سکوت، با یک لبخند و یک جمله مناسب فضای اتاق را گرم کند، در ذهن تمامی حاضران به عنوان یک فردِ با اعتماد به نفس، دوستداشتنی و مسلط شناخته میشود.
اگر شما هم همیشه در این موقعیتها منتظر میمانید تا دیگران سر صحبت را باز کنند، یا اگر کلمات در ذهنتان قفل میشوند، این مقاله دقیقاً برای شما نوشته شده است. در این راهنمای جامع و کاربردی، با بهرهگیری از تکنیکهای طاها بام شاد مدرس فن بیان، قصد داریم به شما یاد دهیم که چگونه بدون استرس و با استفاده از جملاتِ آماده و اصولی، سکوتِ اتاق جلسات را بشکنید و قلب همکارانتان را به دست بیاورید.
چرا دقایق قبل از شروع جلسه تا این حد مهم هستند؟
شاید با خودتان بگویید: «من برای کار کردن حقوق میگیرم، نه برای گپ زدن با همکاران؛ پس نیازی نیست سر صحبت را باز کنم!» این یک تفکر بسیار آسیبزننده در مسیر پیشرفت شغلی است. دقایقِ قبل از شروع رسمیِ جلسه، زمانِ طلایی برای شبکهسازی و ساختنِ اعتبارِ شماست.
وقتی شما با همکاران خود یک گفتگوی کوتاه و دوستانه برقرار میکنید، یخِ روابط شکسته میشود. این کار باعث میشود تا در حین جلسه اصلی، زمانی که میخواهید ایدهای را مطرح کنید، همکاران با روی بازتری به شما گوش دهند و مخالفتِ کمتری با شما داشته باشند. اگر میخواهید بدانید این گفتگوهای کوتاه چگونه مسیر پیشرفت شما را هموار میکنند، مطالعه مقاله روانشناسی ارتباطات انسانی در محیط کار: چگونه با همکاران و مدیران رابطهای سالم و پایدار بسازیم؟ به شما نشان میدهد که کلیدِ حل بسیاری از مشکلاتِ کاری، در همین دوستیهای ساده نهفته است.
قانون طلایی در باز کردن سر صحبت با همکاران
قانون اصلی برای صحبت کردن در دقایق قبل از جلسه این است: «قرار نیست وارد بحثهای عمیق، فلسفی یا طولانی بشوید!» گفتگوی شما باید بسیار سبک، کوتاه و مثبت باشد. شما نباید بحثی را شروع کنید که پاسخ دادن به آن نیازمند پنج دقیقه زمان باشد، زیرا هر لحظه ممکن است مدیر وارد اتاق شود و حرفِ شما نیمهکاره بماند. هدف از این صحبتها، تبادل اطلاعاتِ مهم نیست؛ بلکه هدف، «انتقالِ احساسِ خوب و آرامش» به یکدیگر است.
جملات کلیدی و آماده برای شروع صحبت (۳ دستهبندی کاربردی)
برای اینکه همیشه کلماتِ مناسبی در آستین داشته باشید، ما جملات را به سه دسته کاربردی تقسیم کردهایم. شما میتوانید بر اساس میزان صمیمیت خود با همکاران، یکی از این الگوها را انتخاب کنید.
دسته اول: سوالات روزمره و عمومی
این سوالات، کمخطرترین و بهترین گزینه برای همکارانی هستند که شناختِ زیادی از آنها ندارید یا فضای سازمان بسیار رسمی است.
- «امروز ترافیکِ مسیرِ شما هم به طرز عجیبی سنگین بود یا فقط مسیرِ من اینطور بود؟» (آب و هوا و ترافیک، همیشه امنترین موضوعات برای شروع هستند).
- «بالاخره به آخر هفته رسیدیم؛ آیا برای این دو روزِ تعطیل برنامه خاصی برای استراحت دارید؟»
- «امروز هوا خیلی عالی شده، کاش میشد به جای این اتاق، جلسه را در حیاط برگزار میکردیم، موافق نیستید؟»
- «تعطیلاتِ چند روزهی گذشته چطور بود؟ تونستید کمی از فضای کار دور بشید و استراحت کنید؟»
دسته دوم: سوالات کاری اما صمیمی
این سوالات نشان میدهند که شما به همکارانتان و زحماتی که میکشند اهمیت میدهید. این جملات برای همکارانی که در بخشهای دیگر کار میکنند بسیار مناسب است.
- «آقای محمدی، شنیدم پروژهِ جدیدِ بخشِ شما با موفقیت راهاندازی شده؛ واقعاً خسته نباشید، کارِ بزرگی بود.»
- «خانم احمدی، فکر کنم امروز روزِ شلوغی برای بخشِ حسابداری باشه، درسته؟ امیدوارم زودتر کارهاتون روی غلتک بیفته.»
- «من هنوز فرصت نکردم صورتجلسهِ قبلی رو کامل بخونم؛ به نظرتون امروز قرار است روی کدام بخش تمرکز بیشتری داشته باشیم؟»
- «چقدر خوب شد که قبل از جلسه دیدمتان؛ میخواستم بابتِ ایمیلِ دقیقی که دیروز فرستادید از شما تشکر کنم، خیلی به پیشبردِ کارِ من کمک کرد.»
دسته سوم: تعریف و تمجیدِ صادقانه
انسانها عاشق شنیدنِ تعریف هستند. اگر یک ویژگیِ مثبت در همکار خود میبینید، آن را به زبان بیاورید. اما مراقب باشید که تعریفتان کاملاً صادقانه و حرفهای باشد.
- «چقدر رنگِ این پیراهن/مقنعه به شما میآید، واقعاً انرژیِ آدم رو در این صبحِ زود بالا میبره.»
- «من همیشه از نظمِ شما لذت میبرم؛ دفترچه یادداشتی که دارید خیلی کاربردی به نظر میرسه، از کجا تهیهاش کردید؟»
- «ارائهای که هفته پیش داشتید واقعاً عالی بود؛ من هنوز دارم از نکاتی که گفتید در کارهایم استفاده میکنم.»
استفاده از این کلماتِ مثبت، در همان ابتدای روز معجزه میکند. برای اینکه یاد بگیرید چگونه این جملات را با متانت و کلاسِ بالاتری بیان کنید، پیشنهاد میکنم نگاهی به مقاله آداب و فن بیان در احوالپرسی: چگونه تاثیر اولیه عالی بگذاریم؟ بیندازید.
کلمات و جملات ممنوعه که نباید قبل از جلسه بگویید
همانقدر که دانستنِ کلماتِ خوب مهم است، دوری از کلماتِ سمی نیز حیاتی است. در محیط کار و قبل از شروع جلسه، هرگز این موضوعات را مطرح نکنید:
۱. نالیدن و شکایت کردن: «چقدر حقوقها کمه»، «من که از خستگی دارم میمیرم»، «مدیر چرا اینقدر دیر کرد، خسته شدیم!». انرژی منفی دادن، دیگران را از شما فراری میدهد. ۲. غیبت کردن: «شنیدید فلانی در بخشِ فروش چه کار کرده؟» غیبت کردن در اتاق جلسه، بزرگترین ضربه را به اعتبار و شخصیتِ حرفهای شما میزند. ۳. سوالات شخصی و حریم خصوصی: «چرا اینقدر لاغر شدی؟»، «چرا هنوز ازدواج نکردی؟»، «حقوقِ این ماهِ شما چقدر بود؟». این سوالات در محیط اداری کاملاً ممنوع هستند.
زبان بدن در هنگام باز کردن سر صحبت
اگر بهترین و صمیمیترین جملاتِ دنیا را با چهرهای درهمرفته و نگاهی دوخته شده به میز به زبان بیاورید، همکاران شما احساسِ راحتی نخواهند کرد. کلمات، نیازمندِ پشتیبانیِ زبانِ بدن هستند.
وقتی میخواهید سر صحبت را باز کنید، حتماً سرِ خود را بالا بیاورید و گوشی موبایل را روی میز به پشت بگذارید تا نشان دهید تمام توجه شما به جمع است. یک لبخندِ ملایم روی لب داشته باشید و هنگام پرسیدن سوال، مستقیماً به چشمانِ همکارتان نگاه کنید. اگر شخصِ مقابل پاسخِ کوتاهی داد، با تکان دادنِ سر به نشانه تایید، به او نشان دهید که مشتاقانه در حال گوش دادن هستید.
با این کار، شما به جمع پیام میدهید که انسانی اجتماعی، باوقار و مسلط هستید. در نتیجه، زمانی که در جریانِ اصلیِ جلسه بخواهید نظرِ مهمی را بیان کنید، همه با احترام و سکوت به شما گوش خواهند داد. برای یادگیری ترفندهای صحبت در جریانِ اصلی جلسه، حتماً از مقاله فن بیان در جلسات اداری: چگونه با اعتماد به نفس ایدههایمان را مطرح کنیم؟ بهره ببرید.
تبدیل شدن به یک ستاره در ارتباطات سازمانی
دانستنِ چند جمله برای شروع صحبت، قدمِ بسیار خوبی برای شکستنِ یخِ روابط است. اما ارتباطاتِ کاری، یک اقیانوسِ پهناور از موقعیتهای پیشبینینشده است. شما در طولِ روز باید بتوانید از حقِ خود دفاع کنید، با همکارانِ بدقلق تعامل داشته باشید، به درخواستهای غیرمنطقی نه بگویید و در جلساتِ مهم، نظراتتان را به کرسی بنشانید.
اگر احساس میکنید ترس از قضاوت شدن، مانع از این میشود که خودِ واقعیتان را در محیط کار نشان دهید و میخواهید به فردی تبدیل شوید که دیگران از همکلامی با او انرژی میگیرند، قرار گرفتن در یک مسیرِ آموزشیِ اصولی میتواند نقطه عطفی در زندگیِ شغلی شما باشد. با بهرهگیری از مهارتهای تدریسشده در دوره ارتباطات کاری، شما یاد میگیرید که چگونه در محیطهای اداری، مرزهای سالمی بسازید، شبکهسازی کنید و احترامی را که شایسته آن هستید به دست بیاورید.
همچنین اگر دوست دارید در هر گفتگویی، چه کوتاه و چه طولانی، همیشه کلماتِ مناسبی در آستین داشته باشید و به یک فردِ حاضرجواب، شیرینسخن و بینهایت جذاب تبدیل شوید، آموزشهای عمیقِ دوره گفتگوی برنده به شما کمک میکند تا کنترلِ هر مکالمهای را با نهایتِ ظرافت و زیبایی در دست بگیرید.
نتیجهگیری: سکوتِ اتاقِ جلسات، هیولای ترسناکی نیست؛ بلکه یک بومِ نقاشیِ سفید است که شما میتوانید با کلماتِ زیبا و لحنِ گرمِ خود، روی آن یک تصویرِ ماندگار از شخصیتتان رسم کنید. از همین فردا تصمیم بگیرید که دیگر به صفحه گوشیِ موبایلتان خیره نشوید. شجاعت به خرج دهید، سرتان را بالا بیاورید، یک لبخند بزنید و با یک سوالِ ساده درباره آب و هوا یا یک تشکرِ کاری، سر صحبت را باز کنید. کلماتِ شما، پلهایی هستند که شما را به سمتِ موفقیتها و دوستیهای بزرگ در محیط کار هدایت میکنند؛ این پلها را با اعتماد به نفس بسازید.
